Externalizar la limpieza o plantilla propia: qué compensa

“¿Contratamos a alguien de limpieza o llamamos a una empresa?” La pregunta llega tarde o temprano a cualquier gerente de pyme, responsable de RRHH o administrador. Y casi siempre se responde mal, porque se comparan dos números que no son comparables: la nómina bruta de una persona contra la factura mensual de un proveedor. La nómina es solo una parte del coste real de tener plantilla; la factura, en cambio, lo incluye casi todo.

Este artículo pone todas las partidas encima de la mesa: qué entra en el coste real de contratar en plantilla (con Seguridad Social, sustituciones y gestión), qué pagas al externalizar, riesgos laborales de cada opción y un checklist para decidir. Y una advertencia: no siempre gana externalizar. Hay casos donde plantilla propia es la decisión correcta, y los verás más abajo con la misma honestidad.

El coste real de una persona en plantilla (no es la nómina)

El error de partida es mirar solo el salario. Una persona de limpieza a jornada completa en Madrid cuesta bastante más que su nómina, porque a ella se suman todas estas partidas:

• Salario según convenio. El convenio colectivo del sector de limpieza de edificios y locales de la Comunidad de Madrid fija el salario de limpiador/a en 14 pagas. Prorrateando las pagas extra, el coste salarial de cada mes es mayor que la nómina ordinaria.
• Seguridad Social a cargo de la empresa. En torno a un tercio adicional sobre el bruto (≈32-34% sumando contingencias comunes, desempleo, FOGASA, formación, MEI y el tipo de accidente de trabajo del sector): un coste que no aparece en la nómina pero sale de tu cuenta.
• Sustituciones. Un mes de vacaciones al año, bajas por enfermedad, permisos retribuidos. O contratas suplente (con su propio alta, contrato y curva de aprendizaje) o esos días no se limpia. Prorrateado, es otra partida fija cada mes.
• Productos y maquinaria. Consumibles que se reponen cada mes, más la amortización de aspirador profesional, carro, mopas y la maquinaria puntual que acabarás necesitando: rotativa para abrillantar, equipo de cristales.
• Gestión. Gestoría de nóminas, servicio de prevención ajeno (PRL es obligatorio también para un solo empleado), reconocimientos médicos, formación, y el proceso de selección cada vez que la persona rota. Repartido en el año, pesa todos los meses aunque no lo veas en la nómina.

En tabla, la comparación honesta queda así:

Concepto	Plantilla propia (jornada completa)	Externalizado
Salario bruto (convenio limpieza Madrid)	A tu cargo, con las 14 pagas prorrateadas	Incluido en tarifa
Seguridad Social empresa (~32-34%)	A tu cargo, sobre el bruto	Incluido
Sustituciones (vacaciones, bajas, permisos)	Suplente a tu cargo o días sin limpiar	Incluido (suplencias del proveedor)
Productos y consumibles	Compra y reposición a tu cargo	Incluido
Maquinaria y amortización	Compra y amortización a tu cargo	Incluido
Gestión (gestoría, PRL, reconocimientos, selección)	A tu cargo	Incluido
Riesgo de despido e indemnizaciones	A tu cargo	Del proveedor
Coste total mensual	La suma de todas las partidas anteriores	Según horas contratadas

Lo que importa es la proporción: la persona que “cuesta lo que dice su nómina” cuesta en realidad bastante más, porque solo las cotizaciones añaden en torno a un tercio sobre el bruto, y aún faltan sustituciones, productos, maquinaria y gestión.

La trampa de las horas: casi nadie necesita una jornada completa

Aquí está la clave que la tabla anterior no cuenta. Una oficina de 300 m² necesita 1-1,5 horas de limpieza al día. Una comunidad de 25 vecinos, 6-12 horas a la semana. Casi ninguna pyme tiene trabajo real para una jornada completa de limpieza.

¿Y contratar a media jornada o por horas? Se puede, pero en la práctica:

• Los perfiles buenos quieren más horas de las que ofreces, así que aceptan tu puesto mientras buscan otro. Rotación garantizada.
• El coste de gestión (gestoría, PRL, sustituciones, selección) es prácticamente el mismo con 7 horas semanales que con 40.
• Cada baja o vacaciones te deja sin servicio, porque nadie monta una bolsa de suplentes para un contrato de 7 horas.

Una empresa de limpieza resuelve esto por estructura: agrupa varios clientes en rutas, dimensiona equipos y te vende exactamente las horas que necesitas, con suplente formado cuando el titular falta. Sobre el papel, la hora de plantilla propia puede salir algo más barata que la hora externalizada a precios de mercado; la diferencia se evapora en cuanto añades sustituciones, gestión y las horas contratadas que en realidad no necesitas.

¿Cómo se calcula el presupuesto de externalizar la limpieza de tu empresa?

En Limpiezas Jiménez no trabajamos con una tarifa única: cada espacio es distinto y dimensionamos el presupuesto a lo que necesita el tuyo.

• Oficinas: mantenimiento periódico (3-5 días/semana), con productos, supervisión mensual y suplencias incluidas. Lo que mueve el presupuesto es la superficie y los días de servicio por semana. Detalle completo en limpieza de oficinas.
• Comunidades de vecinos: precio cerrado anual y personal fijo asignado. El presupuesto depende del tamaño de la comunidad, las zonas comunes y los días de limpieza por semana. Más en limpieza de comunidades de vecinos.

Nuestro presupuesto es gratuito, sin compromiso y te lo cerramos en 24 h tras la visita técnica. Ponlo al lado de todas las partidas de la tabla anterior y entenderás por qué la mayoría de pymes externaliza: aunque la hora no sale más barata, pagas las horas que tu espacio necesita y el riesgo laboral es del proveedor.

Si ya externalizas y aun así la factura te parece alta, el problema no suele ser el precio hora sino el dimensionado del servicio. Lo desarrollamos en cómo reducir costes de limpieza en oficinas sin perder calidad.

Subrogación y responsabilidad: la letra pequeña que casi nadie lee

Esta parte aburre hasta que te toca. Léela antes de decidir.

Si externalizas: la subrogación te protege

El convenio sectorial de limpieza de edificios y locales (tanto el estatal como el madrileño; consulta el texto vigente para el articulado exacto) regula la subrogación del personal: cuando el servicio de un cliente cambia de empresa adjudicataria, la entrante está obligada a asumir al personal adscrito con su antigüedad y condiciones. Para ti como cliente es una garantía doble: cambiar de proveedor no deja a nadie en la calle y reduce sustancialmente tu pasivo laboral, aunque con los matices de responsabilidad (que no son cero) que verás dos párrafos más abajo.

Un matiz importante: si externalizas durante años y un día decides internalizar el servicio (lo que se llama reversión), esa operación puede activar obligaciones de subrogación del personal adscrito según cómo se instrumente. Hay jurisprudencia en varios sentidos; si te planteas ese movimiento, pasa antes por asesoría laboral.

Tu responsabilidad tampoco es cero por externalizar: el Estatuto de los Trabajadores (artículo 42) prevé responsabilidades del empresario principal en materia de Seguridad Social y salarios en determinados supuestos de contratas. En la práctica se gestiona con papel: pide al proveedor certificados de estar al corriente con AEAT y TGSS y la documentación de cotización del personal asignado. En entornos industriales el listón documental sube todavía más; en cómo elegir empresa de limpieza industrial detallamos qué exigir exactamente.

Si contratas en plantilla: eres empleador pleno

Con plantilla propia asumes todo lo que implica ser empleador:

• Indemnizaciones por despido si la relación no funciona o si reduces actividad.
• Obligaciones PRL completas: plan de prevención, evaluación de riesgos (productos químicos, posturas, trabajos con escalera), formación acreditada y reconocimientos médicos. Un accidente con medidas incumplidas puede acarrear recargo de prestaciones a tu cargo.
• Absentismo e incapacidad temporal: el coste y la cobertura del puesto son problema tuyo.
• Convenio y actualizaciones salariales que debes seguir y aplicar.

Y el atajo que sale carísimo: pagar “en B” a alguien sin contrato. Sanción de Inspección de Trabajo, cotizaciones atrasadas con recargo y, si hay un accidente, responsabilidad directa sin cobertura. Descártalo: es una bomba con temporizador.

Cuándo SÍ tiene sentido plantilla propia

No somos neutrales en esta comparativa (vivimos de que externalices), así que esta sección va con doble ración de honestidad. Contratar plantilla propia es razonable cuando:

• El volumen llena varias jornadas completas, todos los días. Grandes superficies, hoteles, clínicas, industria con turnos: si necesitas 3+ personas a jornada completa de forma estable, los números de plantilla propia empiezan a cuadrar.
• La limpieza es parte de tu producto, no un soporte. Un hotel con su gobernanta y equipo de pisos integra la limpieza en la experiencia que vende. Ahí el control directo vale el sobrecoste.
• Ya tienes estructura de RRHH potente. Si gestionas 80 nóminas, gestionar 83 apenas añade coste marginal. La ecuación cambia respecto a la pyme de 12 empleados sin departamento de personal.
• Necesitas integración operativa minuto a minuto con protocolos internos muy específicos (entornos de alta seguridad, procesos regulados) donde un tercero añade fricción real.

Y existe el modelo mixto, que en organizaciones grandes suele ser el óptimo: una figura interna de coordinación con el grueso del servicio externalizado, y las limpiezas profundas (cristales exteriores, abrillantados, moquetas) siempre fuera, porque exigen maquinaria que no compensa comprar.

Si tu caso encaja en alguno de estos supuestos, contrata plantilla. En serio. El resto de los casos (la inmensa mayoría de oficinas, despachos, clínicas pequeñas y comunidades) sale mejor externalizado.

Checklist de decisión

Responde con papel delante:

1. ¿Cuántas horas semanales de limpieza necesitas de verdad? Menos de 20-25: externaliza. Más de 120 estables: haz números de plantilla.
2. ¿Puedes cubrir mañana una baja imprevista? Si la respuesta es “no se limpiaría”, externaliza o monta suplencia antes de contratar.
3. ¿Quién gestionará nóminas, PRL, formación y sustituciones? Si la respuesta es “yo mismo, ya me apañaré”, estás infravalorando el coste de gestión.
4. ¿Necesitas maquinaria o trabajos especializados? Cristales en altura, abrillantado, moquetas: en plantilla tendrías que subcontratarlos igualmente.
5. ¿La limpieza es núcleo de tu negocio o un soporte? Núcleo: plantilla o mixto. Soporte: externaliza.
6. ¿Tu necesidad a 2 años vista es estable o variable? Con plantilla, reducir horas significa modificar contratos o indemnizar. Con proveedor, se ajusta el servicio.
7. ¿Has sumado todas las partidas de la tabla de arriba, no solo la nómina? Si aún no, vuelve a la tabla antes de decidir nada.
8. Si un día quieres cambiar, ¿cuál es el coste de salida? Cambiar de proveedor: preaviso y subrogación entre empresas. Despedir plantilla: indemnización y posible conflicto.

Si la mayoría de tus respuestas apuntan a pocas horas, necesidad variable y cero estructura de gestión, la decisión está tomada: externalizar. Si tienes volumen alto, estable y estructura, plantilla propia o modelo mixto merecen estudio serio.

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¿Estás dándole vueltas a esta decisión ahora mismo? Pídenos visita técnica y te preparamos una propuesta con horas dimensionadas a tu espacio real, para que compares con números y no con intuiciones. Y si tu caso es de los que conviene resolver con plantilla propia, también te lo diremos.